SHK-Mail für elektronische Geschäftsprozesse: Einfach, sicher und günstig

Kommunikationssystem für Sanitär-, Heizungs- und Klimabranche

Das Projekt

Unternehmen benötigen einen einfachen, sicheren und kostengünstigen Weg zum Austausch von Daten. Um dies zu ermöglichen, suchten die Branchenverbände ARGE Neue Medien und DG Haustechnik gemeinsam mit BREKOM nach einer neuen Lösung für den Austausch von sogenannten EDI-Nachrichten über das Internet. EDI (Electronic Data Interexchange) ist der Austausch von strukturierten Geschäftsinformationen zwischen Geschäftspartnern über moderne Kommunikationsmethoden. Vorherige Kommunikationssysteme waren auf Dauer zu kostenintensiv. Zwischen den drei Vertragspartnern entstand das Projekt SHK-Mail: Ein geschlossenes Mailsystem für elektronische Geschäftsprozesse.

Die Projektanforderungen

Die Verbände haben mehrere 100 Mitglieder. Diese hieraus resultierenden Datenmengen muss das SHK-Mailsystem problemlos bewältigen können. Außerdem sollten die Kosten für den elektronischen Datenaustausch deutlich gesenkt werden. Ziel war es, die Sicherheit und hohe Verfügbarkeit des Systems für die Teilnehmer zu gewährleisten. Es entstand die Idee, einen geschlossenen Benutzerkreis einzurichten. Um Ausfälle im Warenwirtschaftssystem zu vermeiden, wird die Unterbrechungsfreiheit durch Redundanz der SHK-Mail-Systeme sichergestellt. Weitere gewünschte Anforderungen waren Features wie Empfangsbestätigungen, Black- und Whitelists sowie die Verschlüsselung und Archivierung der Nachrichten.

Das Lösungskonzept

BREKOM entwickelte ein neues auf Mail-Standards (RFC) basierendes Kommunikationssystem. Zum Versenden und Abholen der EDI-Nachrichten werden die Internetstandards SMTP(s) und POP3(s) genutzt. Die Protokolle sind in den meisten ERP- oder Warenwirtschaftssystemen integriert und somit eine effiziente Lösung. Sie garantieren für die Nutzer eine problemlose Anbindung. Sicherheit bieten dabei die SSL-Verschlüsselungen. Diese bewirken, dass sich die Teilnehmer erst am System authentifizieren müssen. Natürlich hat nur BREKOM Zugriff auf die Plattform, welche durch Firewall und Virenscanner geschützt ist.

Das SHK-Mailsystem bietet den Nutzern eine sehr geringe Durchlaufzeit und die Möglichkeit der dynamischen Erweiterung. Das Preismodell des Systems ist abhängig von der Menge der angeschlossenen Unternehmen. Durch den geschlossenen Netzwerkkreis teilen sich die Kosten auf die Nutzer auf. Das heißt: Umso mehr Teilnehmer an die SHK-Mail angeschlossen sind, desto attraktiver wird es für den einzelnen.

Das Projekt SHK-Mail wurde speziell an die Wünsche und Besonderheiten der Sanitär-, Heizungs- und Klimabranche angepasst. Es ist problemlos möglich, das Konzept eines solchen Kommunikationssystems auf andere Branchen zu übertragen. Dabei ist es BREKOM sehr wichtig, auf die branchenspezifischen Besonderheiten einzugehen und die Wünsche der Unternehmen so weit wie möglich umzusetzen.

Die Vertragspartner

ARGE Neue Medien

Die ARGE Neue Medien ist der größte deutsche Zusammenschluss von Herstellern der Sanitär-, Heizungsund Klimaindustrie (SHK) und stellt Dienstleistungen für den Fachhandel und das Fachhandwerk bereit. Seit mehr als 20 Jahren arbeiten die Mitarbeiter der ARGE Neue Medien in Paderborn im Bereich der elektronischen Prozessoptimierung und engagieren sich für die Einführung und Verbreitung neuer Informationsund Kommunikationstechnologien in der Branche.

DG Haustechnik

Der DG Haustechnik versteht sich als Sprachrohr der deutschen Fachgroßhändler aus den Bereichen Sanitär, Heizung, Lüftung und Klima. In dem Verband, dessen Ursprünge bis in das Jahr 1900 zurückreichen, sind derzeit bundesweit 95 Großhändler organisiert, die ihre Produkte an das Fachhandwerk vertreiben.

Die Archivierung der Daten

 

Ein besonderes Feature ist die Archivierung der Daten bei der SHK-Mail. Dabei mussten die gesetzlichen Grundlagen für die Archivierung beachtet werden. Die gesetzliche Vorhaltezeit von archivierten Nachrichten beträgt teilweise bis zu zehn Jahre.

Im speziell dafür entwickelten Archivsystem ist das Löschen von Nachrichten keine Option. Das Ändern ist nicht möglich, da die Nachrichten zuerst automatisch und ohne Formatänderung gespeichert werden und daraufhin erst die Zustellung erfolgt.