VoIP-Telefonanlage – der große Ratgeber 2022

Seit Jahren ist die ISDN-Abschaltung in Deutschland im Gange, 2022 soll sie nun endgültig abgeschlossen werden. Abgelöst wird die klassische ISDN-Telefonie von der Voice over IP-Technologie. Im Rahmen der Umschaltung suchen Unternehmen jetzt nach der bestmöglichen Lösung für die Anpassung ihrer Telefonanlage an die neue Technologie. Die Umstellung auf eine VoIP-Telefonanlage steht dabei ganz oben auf der Liste vieler Unternehmen. Deshalb möchten wir Ihnen in diesem Ratgeber einen Überblick zum Thema VoIP-Telefonanlage geben.

Was ist eine Voice-over-IP-Telefonanlage? Definition

Kurz und einfach gesagt: Eine VoIP-Telefonanlage ermöglicht Ihnen über VoIP-fähige Endgeräte die Telefonie über Internetverbindung. Die Sprachdaten werden in digitalen Datenpaketen über das Internet und nicht mehr über das herkömmliche Telefonnetz transportiert.

Diese VoIP-Anrufe können vollständig über das Internet oder firmenintern erfolgen, ein klassischer Telefonanschluss ist nicht mehr nötig. Bei Bedarf stellen Gateways jedoch auch eine Verbindung zum öffentlichen Telefonnetz her. VoIP-Benutzer können weiterhin jeden Besitzer einer Telefonnummer erreichen, einschließlich lokaler, mobiler und internationaler Nummern.

VoIP-Telefonanlage vs. klassische Telefonanlage

Im Gegenzug dazu werden bei einer klassischen Telefonanlage digitale und analoge Telefone über eine separate Telefonleitung direkt mit der Telefonanlage verbunden. Die Signale werden zwischen den Teilnehmern über eine einzelne Leitung übertragen. Eine Kombination von Daten und Telefonie im Netzwerk ist bei der klassischen Telefonie also nicht möglich.

Hybride Telefonanlagen beherrschen sowohl die klassische Verbindung über ISDN als auch VoIP-Verbindungen über Datennetzwerke. Auch eine Anbindung per SIP IP-Protokoll ist möglich.

Was ist ein IP-Anschluss?

Bei einem IP-Anschluss handelt es sich um einen Telefonanschluss auf Basis einer Datenleitung. Das Netzprotokoll, z.B. SIP (Session Initiation Protocol), sorgt hierbei für den Auf- und Abbau der Kommunikationssitzungen, und ein Trunk bezeichnet die Bündelung der Daten an einem Gerät oder einem Anschluss. SIP-Trunks finden ihren Einsatz in der VoIP-Telefonie und dienen dazu, lokale Telefonanlagen anzubinden. Hierfür müssen die Telefonanlagen jedoch den SIP-Standard unterstützen oder über das NGN (Next Generation Network) angebunden werden. Im SIP IP-Protokoll gibt es nur eine begrenzte Anzahl von Leistungsmerkmalen, daher haben viele Hersteller spezielle herstellerspezifische Protokolle.

ISDN-Abschaltung

Klassische Telefonanlagen leiten Telefonate über das öffentlich vermittelte Telefonnetz (Public Switched Telephone Network, kurz: PSTN), bestehend aus Glasfaser-, Kupfer- und Unterseekabeln. Um für die Dauer des Gesprächs eine dedizierte Leitung aufbauen zu können, kommt ISDN (Integrated Services Digital Network) zum Einsatz – ein internationaler Standard für digitale Telefonie. Europaweit wird ISDN bald abgeschaltet, und so wird auch das PSTN über kurz oder lang hinfällig.

Die ISDN-Abschaltung der großen deutschen Telekommunikationsanbieter ist in vollem Gange. Die Technologie ist veraltet und wird bereits seit Jahren sukzessiv von der Voice-over-IP-Telefonie abgelöst. Die Telefonprovider sind seit Längerem dabei, ihre ISDN-Netze abzuschalten. Bei der Deutschen Telekom ist die vollständige ISDN-Abschaltung für Privatkunden bereits seit Ende 2019 und für Geschäftskunden seit 2020 erfolgt. Andere Anbieter, wie etwa EWE TEL, gewähren ihren Kunden noch eine längere Übergangszeit für die IP-Umstellung. Doch spätestens Ende 2022 soll es auch hier keine ISDN-Anschlüsse mehr geben. Im Jahresbericht 2020 der Bundesnetzagentur nimmt der Gesamtbestand an Telefonanschlüssen und Telefonzugängen über die klassischen ISDN Zugänge stetig ab.

Viele Business-Kunden haben derzeit hybride Telefonanlagen im Einsatz. Diese beherrschen sowohl die klassische Anschaltung über ISDN als auch die Verbindung über IP-Anschluss.

Wie funktioniert eine VoIP-Telefonanlage?

Eine VoIP-Telefonanlage ermöglicht es, Sprachinformationen über ein Datennetzwerk zu übertragen. Für Telefonie und die weitere Datenübertragung (Internetnutzung beim Surfen etc.) kann das gleiche Netz verwendet werden. Bei den Gesprächsteilnehmern können IP-fähige Telefonendgeräte und klassische Telefone mithilfe eines Adapters oder Computers für die Gesprächsübermittlung eingesetzt werden.

BREKOM Grafik SIP Trunking

Eine VoIP-Telefonanlage setzt sich zusammen aus den Endgeräten, dem Telefonanlagen-Server und optional einem VoIP-Gateway zur Anbindung ans klassische Telefonnetz (PSTN). Die Nutzer sind als SIP-Clients mit ihren Endgeräten (Softphone, IP-Tischtelefon usw.) über das Netzwerk mit dem Telefonanlagen-Server verbunden. Über die Internetanbindung kann nun die Verbindung zu externen Nebenstellen hergestellt werden: Mittels SIP-Protokolls wird das Gespräch aufgebaut, die analogen Signale in digitale Datenpakete umgewandelt und über das Internet transportiert.

Die IP-Telefonanlage verfügt über ein Verzeichnis aller Nutzer und deren SIP-Adressen, das zum Aufbau interner Verbindungen sowie zur Weiterleitung ausgehender Gespräche per VoIP-Gateway oder SIP-Trunk des Providers genutzt wird. Hat der Empfänger keine VoIP-Telefonie oder einen anderen Provider im Einsatz, kann das VoIP-Gateway die Verbindung zum klassischen Telefonnetz (PSTN) herstellen.

Es werden zwei verschiedene Arten von VoIP-Telefonanlagen unterschieden:

  • On-Premise: lokal installierte Hardware-Telefonanlage
  • OnDemand: Telefonanlage aus der Cloud, gehostet im Rechenzentrum des Anbieters

Mehr zu den Unterschieden zwischen On-Premise und OnDemand VoIP-Telefonanlagen >>

Funktionsumfang einer VoIP-Telefonanlage

Eine VoIP-Telefonanlage bietet bei den meisten Herstellern die gleichen Funktionen wie eine herkömmliche „alte“ Telefonanlage. Der Unterschied besteht also hauptsächlich in der Art der Übertragung (über Internetverbindung statt Telefonnetz).

Vor- und Nachteile einer IP-Telefonanlage

Vorteile

  • Es wird nur ein Netz benötigt: Nutzung des eigenen LAN für VoIP-Telefonie und Daten
  • Flexibilität: einfachere Verlegung von Telefonen innerhalb des eigenen Netzwerks
  • Anschluss kann ggf. weltweit über einen Internetanschluss erfolgen. In das lokale Netzwerk ist dabei eine sichere Einbindung per Zertifikat bzw. VPN möglich. Ebenso ist eine sichere Verschlüsselung möglich.
  • diverse weitere Vorteile spezifisch bei Cloud-IP-Telefonanlagen >>

Nachteile

  • Abhängigkeit von Internetverbindung
  • höhere Sicherheitsrisiken durch Cyberangriffe, sodass zusätzliche Sicherheitsmaßnahmen nötig sind (siehe Voraussetzungen)
  • Notrufnummern sind bei vielen Anbietern nur eingeschränkt nutzbar
  • Endgeräte mit Sonderfunktionen wie z.B. Chef/Sekretär-Funktionen kosten in der Regel mehr
  • in der Regel höherer Stromverbrauch
  • Probleme bei Stromausfall (Stromversorgung erfolgt über LAN-Switche, diese sollten PoE (Stromversorgung über Ethernet) fähig sein)

Voraussetzungen für die VoIP-Telefonanlage im Unternehmen

Einfach gesagt: Für die Umstellung auf eine VoIP-Telefonanlage muss Ihr Netzwerk VoIP-ready sein. Natürlich wollen wir Ihnen das etwas genauer erklären. Um vollumfänglich von den Vorteilen der VoIP-Telefonie profitieren zu können, sollten Sie auf folgende Aspekte achten:

Internetanschluss mit ausreichender Bandbreite

Für die Kommunikation mittels VoIP ist ein Internet-Zugang mit hinreichender Bandbreite notwendig. Pro Gespräch können Sie grob mit einer Bandbreite von ca. 100 kbit/s rechnen. Außerdem sollten die Sprachdaten im Datenverkehr über Quality of Service priorisiert werden.

Mehr zur VoIP-Bandbreite >>

Sicherheit bei VoIP-Telefonie

Wie bereits erwähnt, bringt die Telefonie über das Internet erhöhte Sicherheitsrisiken mit sich – das ist eine logische Konsequenz, da Cyberangriffe nun auch auf die durch das Internet transportierten Sprachdaten erfolgen können. Sie sollten daher für zusätzliche Sicherheit nach innen und außen sorgen: Eine Verschlüsselung der Sprachkommunikation wird empfohlen. Der SIP-Amtsanschluss benötigt eine zusätzliche Absicherung (z.B. Session Border Controller).

Mehr zur Sicherheit bei SIP >>

VoIP-fähige Endgeräte

Natürlich brauchen Sie für die IP-Telefonie VoIP-fähige Endgeräte. Das gilt nicht nur für die Telefone, sondern auch für den Router.

Mehr zu geeigneten Endgeräten (hard- und softwarebasierte Telefone) >>

VoIP-Telefonanlage: On-Premise oder Cloud-Telefonanlage?

Es gibt kaum einen Aspekt, auf den die Corona-Pandemie keine Auswirkungen hatte. Das gilt auch für den Bereich der Telekommunikation. Büros standen leer, die Festnetztelefone im Büro blieben unberührt, es wurde nach schnellen und flexiblen Lösungen für die Kommunikation aus dem Homeoffice gesucht. Neben Videokonferenz-Tools wie Zoom oder Microsoft Teams haben daher auch Cloud-Telefonanlagen Einzug in immer mehr Unternehmen gehalten. Worin aber bestehen die Unterschiede zwischen On-Premise und Cloud-Telefonanlage? Was sind ihre jeweiligen Vor- und Nachteile? Für wen eignet sich welche Lösung besser?

On-Premise VoIP-Telefonanlage

Eine On-Premise VoIP-Telefonanlage wird vor Ort auf der Hardware der TK-Anlage, den Servern des Unternehmens oder in einer virtuellen Umgebung (z.B. VirtualBox, VMware oder Hyper-V) bereitgestellt und somit auf Wunsch komplett eigenständig inhouse verwaltet.

Eine Telefonanlage ist eine Vermittlungsstelle, die Endgeräte wie Telefone, Fax, Anrufbeantworter usw. sowohl untereinander als auch mit dem öffentlichen Telefonnetz verbindet. Intern können die Teilnehmer kostenfrei telefonieren. Der Anschluss an das öffentliche Telefonnetz erfolgt über ISDN oder einen IP-Anschluss. Telefonanlagen können miteinander vernetzt werden.

Vorteile

  • Endnutzer hat mehr Kontrolle über sein Telefonsystem: Alle Daten und Einstellungen des Telefonsystems liegen ausschließlich in den Händen des Endnutzers.
  • Verwaltung der Telefonanlage läuft meist firmenintern: Für einfache Aufgaben wie das Hinzufügen von Nebenstellen sind Sie nicht auf die Unterstützung eines externen Telefonanlagen-Anbieters angewiesen.
  • Einsatz von komplexen DECT-Systemen möglich
  • Zugang zu innerhalb des lokalen Netzwerks liegenden ERP-Anwendungen, CRM und Datenbanken ist möglich
  • Bei hybriden Anlagen ist eine Nutzung von digitalen und analogen Endgeräten über CAT 3 Verkabelung möglich.

Nachteile

  • größere Anfangsinvestition ist für den Aufbau der TK-Anlage erforderlich
  • interner Aufwand: Wartung und Pflege der eigenen TK-Anlage obliegt dem Endnutzer

Für wen eignet sich eine On-Premise-Lösung?

Die On-Premise-Telefonanlage ist ideal für große Unternehmen, die bereits über die Infrastruktur, Bandbreite und Netzwerkeinstellungen verfügen, um alle Anforderungen eines VoIP-basierten Telefonsystems bzw. einer Unified Communications Plattform zu erfüllen.

  • Unternehmen mit einer guten Netzwerkstruktur
  • bei einem Einsatz von eigenen komplexen Softwarelösungen
  • Unternehmen mit kritischer Infrastruktur
  • Unternehmen mit besonderen Datenschutzanforderungen

Cloud-IP-Telefonanlage

Bei einer Cloud-Telefonanlage werden alle Funktionen einer üblichen TK-Anlage im Rechenzentrum eines Providers gehostet und über das Internet mittels VoIP bereitgestellt. Im Unternehmen wird für die TK-Anlage keine Hardware mehr vor Ort benötigt. Die Telefonendgeräte werden über das Internet mit der Cloud-TK-Anlage verbunden. Sie benötigen dafür einen konstanten Internetzugang, über den die vorhandenen Telefonendgeräte an die zentralen Komponenten beim Cloud-Anbieter angebunden werden. Vorhandene analoge Anschlüsse, z.B. Türsteuerung oder FAX-Geräte, werden über IP-Analogadapter über das Internet mit der Cloudanlage verbunden.

Vorteile

  • keine oder geringe Anschaffungskosten
  • keine bestehende Server-Struktur notwendig
  • Flexibilität & Skalierbarkeit
  • Ortsunabhängigkeit
  • schnelle Einrichtung des Systems
  • geringerer interner Personalaufwand

Nachteile

  • Abhängigkeit vom Cloudanbieter
  • Ausfallsicherheit muss durch den Provider gewährleistet werden
  • Integration von Sonderdiensten muss ggf. berücksichtigt werden
  • ohne Funktion der Cloudanlage bzw. Internetanbindung auch im eigenen Gebäude keine Kommunikation möglich, z.B. Notruf 112

Für wen eignet sich eine Cloud-Telefonanlage?

Cloud-Telefonie eignet sich besonders für kleine und mittelständische Unternehmen, denen intern das nötige Fachwissen oder die Ressourcen für den Betrieb der VoIP-Telefonanlage fehlen. Unternehmen mit schwankenden Mitarbeiterzahlen profitieren besonders von der Flexibilität der Cloud-Telefonie.

  • Unternehmen mit hohen Flexibilitäts-Anforderungen
  • Unternehmen ohne internes TK-Fachpersonal
  • Unternehmen, die keine CAT 3 Verkabelung mehr haben
  • Unternehmen, die keine zu hohen Anforderungen an weitere Schnittstellen z.B. SAP-Systemanbindungen haben. Hier sind bei Anlagen vor Ort mehr individuelle Anpassungen möglich.

Wir geben Ihnen an dieser Stelle nur einen kurzen Überblick über Cloud-Telefonanlagen. Zu dem Thema gibt es aber noch viel mehr zu sagen, weshalb wir zur Cloud-Telefonie einen eigenen Ratgeber entwickelt haben. Schauen Sie dort also gerne für mehr Details vorbei!

Was ist ein IP-Telefon?

Ein IP-Telefon ist ein Telefon, das auf Voice over IP (VoIP) basiert. Diese Telefone nutzen zumeist das Session Initiation Protocol (SIP) oder proprietäre Standards der TK-Anlagen-Hersteller. Das IP-Telefon wird nicht mit einem normalen Telefonkabel angeschlossen, sondern per Netzwerkkabel mit dem Router oder Switch verbunden. Es wird ein Hard- oder Softwaretelefon benötigt, das über VoIP angesprochen werden kann. Es gibt leitungsgebundene, softwarebasierte sowie schnurlose Endgeräte über WLAN oder DECT.

Mehr Informationen zu den verschiedenen Endgeräten für IP-Telefonie >>

VoIP-Rufnummern

Alle Nutzer besitzen eine individuelle IP-Adresse, mit der sich der Nutzer automatisch z.B. bei einem SIP-Server registriert. Für den Verbindungsaufbau wendet sich das anrufende Gerät an diesen Server und erhält von diesem die IP-Adresse des gewünschten Teilnehmers. Sollte das Gegenüber keine IP-Telefonie nutzen oder Kunde bei einem anderen Anbieter sein, werden die Daten mittels eines Übergabepunktes (Gateway) ins herkömmliche Telefonnetz eingespeist. VoIP-Rufnummern werden genauso wie herkömmliche Rufnummern über den Provider bzw. nach den Regeln der Bundesnetzagentur in Deutschland vergeben, hier gibt es keine Unterschiede.

Fazit: Sollten Sie jetzt auf eine VoIP-Telefonanlage umsteigen?

Generell ist der Umstieg auf IP-Telefonie langfristig unumgänglich, da die ISDN-Abschaltung in vollem Gange ist und die klassische Telefonie durch die VoIP-Technologie ersetzt wird. Ob Sie dafür direkt auf eine IP-Telefonanlage oder sogar eine Cloud-Telefonanlage setzen oder sich für eine hybride Lösung entscheiden, hängt aber von Ihren individuellen Anforderungen und Bedingungen ab. Ganz gleich, für welche Variante Sie sich entscheiden, ist besonders wichtig, dass sich Ihre Anlage stets im aktuellen Herstellersupport befindet, um die Sicherheit aufrechtzuerhalten. Das ist bei manchen herkömmlichen Telefonanlagen nicht mehr der Fall, sodass mögliche Schwachstellen nicht mehr mit Software-Patches beseitigt werden können.

Individuelle Beratung vom TK-Experten

Wir hoffen, dass unser Ratgeber Ihnen weitergeholfen hat und Sie einen guten Überblick über VoIP-Telefonanlagen gewinnen konnten. Sie haben noch Fragen oder sind sich unsicher, wie Sie den Umstieg auf IP-Telefonie in Ihrem Unternehmen angehen sollen? Sie sind auf der Suche nach einer neuen Telefonie-Lösung für Ihre Firma? Wir beraten Sie gerne persönlich und individuell. Gemeinsam finden wir auf Basis Ihrer Anforderungen heraus, welche TK-Anlagenlösung sich für Ihr Unternehmen am besten eignet. Kontaktieren Sie uns gerne für ein unverbindliches kostenfreies Beratungsgespräch – wir freuen uns darauf, Sie kennenzulernen!

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