Cloud-Telefonie

Eine Chance für Ihr Unternehmen?

Flexibilität, Agilität und Mobilität – diese drei Schlagworte haben für Unternehmen in den letzten Jahren zunehmend an Bedeutung gewonnen, nicht zuletzt wegen der Corona-Pandemie, in der in vielen Firmen tausende von Mitarbeitenden vom einen auf den nächsten Tag ins Homeoffice wechseln sollten.

Viele Unternehmen standen plötzlich vor der Frage, wie sie die Kommunikation im Unternehmen und zu ihren Kunden dennoch gleichwertig aufrechterhalten können, und mussten sich gezwungenermaßen mit möglichen Alternativen zur klassischen Telefonanlage auseinandersetzen, die beim Einsatz im Homeoffice an ihre Grenzen stößt. Und so hat die Cloud-Telefonie in den letzten Jahren immer größeren Anklang vor allem auch bei kleinen und mittelständischen Unternehmen gefunden.

In einer Studie von Mitel aus 2020, in der mehr als 1.000 IT-Entscheider*innen europäischer Unternehmen befragt worden sind, gaben 46 Prozent der deutschen Unternehmen an, dass sie sich für ihre Contact Center bereits auf Cloud-basierte Lösungen verlassen würden. Doch noch immer ist die Hemmschwelle beim Wechsel zur Cloud-Telefonie für viele Unternehmen hoch. Zu groß sind die Zweifel vor allem bezüglich der Sicherheit noch.

Daher soll dieser Ratgeber Ihnen einen Überblick über das Thema Cloud-Telefonie geben: Was das eigentlich genau ist, wie sie funktioniert, welche Vor- und Nachteile sie für Unternehmen haben kann und wie ein Wechsel in die Cloud aussehen könnte – das alles erfahren Sie im folgenden Beitrag.

Diese Fragen werden im Beitrag beantwortet:

  • Was ist Cloud-Telefonie?
  • Wie funktioniert Cloud-Telefonie?
  • Welche Vor- und Nachteile bringt Cloud-Telefonie mit sich?
  • Für welche Unternehmen eignet sich Cloud-Telefonie?
  • Welche Voraussetzungen müssen gegeben sein für den Wechsel zur Cloud-Telefonie?
  • Worauf sollten Sie bei der Wahl des Anbieters achten?

Podcast-Episode zur Cloud-Telefonie

In unserem BREKOM-eigenen Podcast „PODKOM“ haben sich unsere Experten auch schon einmal dem Thema Cloud-Telefonie gewidmet. Hören Sie für einen ersten Überblick zum Thema doch gerne mal rein:

Was ist Cloud-Telefonie?

Mit einer Cloud-Telefonanlage werden Ihnen sämtliche Telefonanlagen-Funktionen über das Internet mittels Voice over IP (VoIP) aus dem Rechenzentrum des Cloud-Anbieters zur Verfügung gestellt. Cloud-Telefonie ist somit eine software-basierte Lösung. Die klassische Telefonanlage hat damit ausgedient, telefonieren können Sie mit beliebiger Hardware wie einem IP-Telefon, Ihrem Smartphone oder auch dem PC.

Wie genau funktioniert Cloud-Telefonie?

Cloud-Telefonie basiert auf der IP-Telefonie, die – anders als die klassische ISDN-Telefonie – auf die Verbindung via Internet setzt.

Die Besonderheit bei der Cloud-Telefonie ist hierbei, dass sämtliche Telefoniefunktionen aus der Cloud abgerufen werden. Bei der Cloud-Telefonie wird keine Telefonanlage mehr lokal bei Ihnen vor Ort installiert, sondern die virtuelle Telefonanlage wird im Rechenzentrum des Providers gehostet. Da alle Leistungen somit aus dem Internet bezogen werden, wird diese Lösung auch als Software as a Service (SaaS) bezeichnet.

Vorteile der Cloud-Telefonie

Cloud-Telefonanlagen bringen Vorteile auf den unterschiedlichsten Ebenen mit sich.

Kosten sparen mit Cloud-Telefonie

Im Vergleich zur klassischen On-Premise-Telefonanlage (lokal im Unternehmen installiert) bringt die Cloud-Telefonie ein hohes Kosteneinsparungspotenzial mit sich. Sie sparen sich zum einen hohe Anschaffungskosten für die Hardware, da die Cloud-Telefonie schließlich auch über den PC oder das Smartphone laufen kann. Zum anderen zahlen Sie bei cloudbasierten Telefonie-Lösungen immer nur die Nebenstellen und Funktionen, die Sie auch wirklich benötigen. Und das führt uns zum nächsten großen Vorteil der Cloud-Telefonie.

Flexibilität und Skalierbarkeit mit Cloud-Telefonie

Neue Mitarbeiter*innen und damit Nebenstellen der virtuellen Telefonanlage lassen sich mit nur einem Klick flexibel hinzufügen, genauso einfach ist die Abbuchung von Nebenstellen, z.B. beim Ausscheiden eines Mitarbeiters. Die Cloud-Telefonie-Lösung passt sich also flexibel Ihrer Unternehmensgröße an und ist beliebig erweiterbar.

Ortsunabhängigkeit

Neben der Kostenersparnis ist dies oft der größte Vorteil für Unternehmen: Mit einer Cloud-Telefonanlage können Ihre Mitarbeitenden völlig standortunabhängig über ihre Internetverbindung auf die Telefonanlage mit sämtlichen Funktionen zugreifen, sei es von unterwegs mit dem Smartphone oder mit dem Notebook aus dem Homeoffice. Gerade in Zeiten mobilen Arbeitens ist diese Ortsunabhängigkeit unverzichtbar geworden, damit Ihre Mitarbeitenden auch außerhalb ihres Büros stets vernetzt sind.

Schnelle Einrichtung der Cloud-Telefonanlage

Die Einrichtung einer virtuellen Telefonanlage nimmt deutlich weniger Zeit in Anspruch als bei einer lokal installierten Telefonanlage – logisch, da ja keine physische Telefonanlage eingerichtet werden muss. Der Installationsaufwand ist somit sehr gering und erfordert keinerlei IT-Kenntnisse auf Unternehmensseite. Somit haben Sie auf Ihrer Seite auch einen geringeren Personalaufwand, und das nicht nur bei der Installation selbst, sondern auch bei der anschließenden regelmäßigen Wartung und dem Monitoring der Systeme.

Zusätzliche Features

Die Features von Cloud-Telefonanlagen können weit über die herkömmlichen Telefoniefunktionen hinausgehen: Ergänzen Sie die Telefonie einfach um Videotelefonie, Chats oder Screensharing. Auch solche Leistungsmerkmale sind für gewöhnlich flexibel zu- und abbuchbar bei den Cloud-Telefonie-Anbietern.

Mehr Sicherheit durch Cloud-Telefonie

Das Thema Sicherheit ist für viele Unternehmen eine der größten Hemmschwellen beim Wechsel zur Cloud-Telefonie. Dabei bringt die Cloud-Telefonie gerade in Bezug auf die Sicherheit viele Vorteile mit sich: Der Cloud-Anbieter ist per Vertrag verantwortlich für die Wartung und den einwandfreien Betrieb des Systems. Durch regelmäßige Software- und Sicherheitsupdates ist das System somit stets auf dem aktuellsten Stand, ohne dass Sie sich um irgendetwas kümmern müssen.

Datenschutz bei deutschen Anbietern

Und zu guter Letzt: Das Thema Datenschutz ist so wichtig wie noch nie, und auch hier können Sie mit der Wahl des richtigen Cloud-Anbieters auf Nummer sicher gehen. Wenn Ihre Telefonanlage in einem hochsicheren Rechenzentrum mit Sitz in Deutschland gehostet wird, sind Sie auch beim Datenschutz auf der sicheren Seite.

Cloud-Telefonie mit BREKOM

Darum sind wir der richtige Ansprechpartner für Cloud-Telefonie

  1. eigenes hochsicheres Rechenzentrum in Deutschland
  2. ISO 27001 Zertifizierung von BREKOM
  3. individuelle und persönliche Beratung

Nachteile und Risiken der Cloud-Telefonie

Viele Unternehmen haben noch Vorbehalte beim Thema Cloud-Telefonie. Diese lassen sich vor allem an den folgenden Nachteilen und Risiken der Cloud-Telefonie festmachen:

Abhängigkeit vom Cloud-Anbieter

Dieser Nachteil erklärt sich fast von selbst: Wenn Ihre Telefonanlage zu 100% im Rechenzentrum eines Cloud-Anbieters betrieben wird, stehen Sie in einer gewissen Abhängigkeit zu ebendiesem Cloud-Anbieter. Sie geben die Kontrolle und Verantwortung für die Systeme vollständig ab, daher ist eine gute Vertrauensbasis zwischen Ihnen und dem gewählten Anbieter eine Grundvoraussetzung für die Zusammenarbeit. Gerade deshalb ist die Wahl des passenden Anbieters so wichtig. Welche Kriterien Ihnen bei der Anbieter-Auswahl helfen

Ist die Ausfallsicherheit gewährleistet?

Viele Unternehmen sind um die Ausfallsicherheit bei der Cloud-Telefonie besorgt, gilt doch die klassische Festnetzleitung häufig noch immer als zuverlässiger als die Internettelefonie. Doch auch hier kommt es vor allem auf die Wahl des richtigen Anbieters an: Die Ausfallsicherheit kann durch das Monitoring der Systeme und Redundanzen in der Stromversorgung im Rechenzentrum des Betreibers deutlich erhöht werden.

Bandbreite muss verfügbar sein

Um Cloud-Telefonie zu nutzen, benötigen Sie eine gewisse Mindest-Bandbreite, um eine gute Sprachqualität zu gewährleisten und Gesprächsabbrüchen vorzubeugen. Die verfügbare Internetbandbreite eines Unternehmens spielt also eine wichtige Rolle im Entscheidungsprozess über die Nutzung einer Cloud-Telefonanlage. Mehr dazu bei den Voraussetzungen für Cloud-Telefonie.

Integration von Sonderdiensten

Hierbei handelt es sich mehr um einen Reminder als um einen wirklichen Nachteil: Betreiben Sie zusätzliche Systeme wie Kreditkartenlesegeräte oder Alarmmelder, sollten Sie die Integration dieser Sonderdienste berücksichtigen. Eine Anbindung solcher Geräte kann beispielsweise über spezielle Adapter erfolgen.

Vor- und Nachteile der Cloud-Telefonie auf einen Blick

Vorteile

  • Kostenersparnis, keine oder geringe Anschaffungskosten
  • Flexibilität & Skalierbarkeit
  • Ortsunabhängigkeit
  • Schnelle Einrichtung des Systems
  • Geringerer Personalaufwand
  • Zusätzliche Features und Funktionen
  • Hohe Sicherheit durch hochsichere Rechenzentren

Nachteile

  • Abhängigkeit vom Cloud-Anbieter
  • Mindestbandbreite muss verfügbar sein
  • Ausfallsicherheit muss durch Provider gewährleistet sein
  • Integration von Sonderdiensten muss ggf. berücksichtigt werden

Für welche Unternehmen eignet sich Cloud-Telefonie?

Cloud-Telefonie kann für Unternehmen jeder Größe Vorteile mit sich bringen. Doch gerade für kleine und mittelständische Unternehmen kann Cloud-Telefonie eine große Chance sein: Der geringe interne Personalaufwand und die flexible Skalierbarkeit cloudbasierter Lösungen sind dabei nur zwei der vielen Vorteile, von denen Sie bei der Nutzung von Cloud-Telefonie im Business-Umfeld profitieren können. Besonders Unternehmen mit vielen Mitarbeitenden im Außendienst oder Homeoffice oder Firmen mit schwankenden Mitarbeiterzahlen schätzen diese Flexibilität.

Unternehmen, denen intern das nötige Fachpersonal für die Installation und Wartung einer Telefonanlage fehlt, finden in der Cloud-Telefonie die ideale Lösung zur Umsetzung von Homeoffice und mobilem Arbeiten, ohne Abstriche bei den Telefoniefunktionen in Kauf nehmen zu müssen.

Technische Voraussetzungen für Cloud-Telefonie

Der Wechsel zur Cloud-Telefonie gestaltet sich in den meisten Fällen unproblematisch. Nichtsdestotrotz müssen einige Grundvoraussetzungen für die Nutzung einer Cloud-Telefonanlage in Ihrem Unternehmen erfüllt sein.

Internetverbindung mit ausreichender Bandbreite

Dass bei der Internettelefonie eine stabile Internetverbindung unerlässlich ist, ist offensichtlich. Hier spielt vor allem die Bandbreite eine wichtige Rolle: Pro Verbindung bzw. Gespräch werden im Up- und Download ca. 100kBit/s benötigt, damit eine hohe Sprachqualität gewährleistet ist. Welche Bandbreite bei Ihnen vonnöten ist, um eine einwandfreie Telefonie über die Cloud zu ermöglichen, hängt maßgeblich von Ihrer Mitarbeiteranzahl und dem Anrufaufkommen ab.

VoIP-Readiness der Infrastruktur

Um Cloud-Telefonie nutzen zu können, muss Ihre Infrastruktur „VoIP-ready“ sein, d.h. es müssen gewisse Voraussetzungen in Ihrer Netzwerkinfrastruktur gegeben sein, die für die Umstellung auf VoIP nötig sind. Hierbei handelt es sich beispielsweise um Funktionen wie die Stromversorgung mittels LAN-Switch (Power of Ethernet – PoE).

In einem sogenannten VoIP-Readiness-Check können solche Voraussetzungen vorab getestet und analysiert werden, um festzustellen, welche Maßnahmen für eine Umstellung ggf. noch nötig sind.

Sie wissen nicht, ob Ihr Unternehmen die Voraussetzungen für Cloud-Telefonie erfüllt?

Wir helfen Ihnen gerne dabei, es herauszufinden.

Worauf sollten Sie bei der Wahl des Cloud-Telefonie-Anbieters achten?

Wie Sie bei den potenziellen Nachteilen und Risiken der Nutzung der Cloud-Telefonie schon lesen konnten, können Sie vielen Risiken bereits mit der Wahl des passenden Cloud-Anbieters vorbeugen.

Folgende Kriterien sollten Sie bei der Wahl Ihres Anbieters beachten:

  • Kann Ihnen der Anbieter sämtliche Funktionen zur Verfügung stellen, die Ihr Unternehmen benötigt?
  • Entspricht die Flexibilität der Leistungsmerkmale Ihren Vorstellungen und Bedürfnissen?
  • Wie flexibel sind die Vertragslaufzeiten?
  • Ist Ihr Rufnummernplan im Cloud-System des Anbieters abbildbar (Rufnummernblöcke, Einzelrufnummern, standortübergreifende Rufnummernpläne, Anforderungen an die „interne“ Telefonie)?
  • Kann die öffentliche Rufnummer zum Cloud-Anbieter portiert werden (Vertragslaufzeiten beim Provider beachten)?
  • Lassen sich Ihre Endgeräte problemlos in die Lösung integrieren?
  • Wird das Cloud-System aus einem Rechenzentrum innerhalb Deutschlands bzw. der EU bereitgestellt (Datenschutz/Datensicherheit)?

Besonders im Hinblick auf eine reibungslose Umstellung und die sicherheitsrelevanten Aspekte ist die Wahl des Cloud-Anbieters ausschlaggebend, damit Sie ohne Einbußen von den vielen Vorteilen der Cloud-Telefonie profitieren können.

BREKOM-Lösung: Hosted UCC mit zertifiziertem Rechenzentrum in Deutschland

Unsere speziell für den Mittelstand entwickelte Lösung Hosted UCC ergänzt die Cloud-Telefonie um viele zusätzliche Features wie Video-Calls, Chat-Funktionen oder Screensharing und eignet sich damit vollumfänglich für die ortsunabhängige Kommunikation in Ihrem Unternehmen – ideal für die Arbeit im Homeoffice.

Zertifiziertes Rechenzentrum in Deutschland

Unser hochsicheres Rechenzentrum mit unterbrechungsfreier und redundanter Stromversorgung und Standort in Deutschland ist zertifiziert nach ISO 27001. Damit ist die Einhaltung aller sicherheitsrelevanten Standards garantiert und Ihnen steht eine Cloud nach deutschem Recht und Datenschutz zur Verfügung.

Ausgezeichnet beim Innovationspreis-IT 2018

Unsere Lösung Hosted UCC wurde 2018 als BEST OF beim Innovationspreis-IT 2018 in der Kategorie „Communication“ ausgezeichnet. Damit hat die 100-köpfige Jury bestehend aus Professoren, Wissenschaftlern, Fachjournalisten und IT-Branchenexperten Innovationsgehalt, Nutzen und Mittelstandeignung der Lösung bestätigt.

Innovationspreis IT 2018 Zertfikat

Fazit: Cloud-Telefonie: Für mehr Agilität im Unternehmen

Agilität ist ein entscheidender Faktor für Unternehmen bei der strategischen Entscheidung über neue Kommunikationslösungen geworden. In einer zunehmend digitalen Welt spielt die Anpassungsfähigkeit von Unternehmen an sich stetig verändernde Rahmenbedingungen eine wichtige Rolle – die Corona-Pandemie verstärkte diesen Effekt zusätzlich und verlangte nach schnellen Lösungen.

Der Weg in die Cloud hat sich für viele Unternehmen in dieser Zeit als schnelle und einfache Lösung für mehr Flexibilität und eine effizientere Kostenplanung bewiesen. Die Skalierbarkeit von cloudbasierten Lösungen wird den gewachsenen Ansprüchen von Unternehmen an flexible Lösungen gerecht und durch die Auslagerung der Verantwortung für Installation, Wartung und Betrieb der Telefonanlage verringert sich der interne Personalaufwand.

Sollten Sie noch zögern, ob der Wechsel zur Cloud-Telefonie das richtige für Ihr Unternehmen ist, kontaktieren Sie uns gerne für eine persönliche Beratung zu einer geeigneten Lösung, die auf Ihre spezifischen Anforderungen und Bedürfnisse abgestimmt ist.

Das könnte Sie auch interessieren:

Contact Center VorschaubildBildmaske oktagon

Contact Center Lösungen: Vorteile, Chancen, Unterschiede zum Callcenter

Contact Center >>